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【点晴模切ERP】中外ERP系统财务模块功能差异分析

admin
2024年6月20日 18:18 本文热度 401

在阅读本文之前,我们一定要认识到,现代企业财务管理和会计准则都是来自于西方。虽然中国历史上也有悠久的会计发展史,但是随着西方会计制度的引入,中式会计已经趋于衰落,全球化的经济发展要求我们必然采用更加趋同的财务和会计制度。中国的会计准则(CAS)和国际财务报告准则(IFRS)、美国的通用会计准则(GAAP)已经开始全面趋同,这一点是大势所趋。

本文介绍的中国财务模块,提供了很多特别针对中国大陆财务要求而开发的功能。用户可以在ERP初始化时期,选择所需要的地区,就可以直接使用了。

中国财务模块的主要差异

中国财务模块和默认的国外财务模块之间的主要差异集中在几个方面:

1、税。众所周知,美国由于种种原因,死活不采用国际上绝大多数国家采用的增值税。这是中国财务和美国财务之间一个非常大的差异。中国财务模块会全面支持增值税的处理。

2、凭证。国内财务上,凭证有诸多处理流程上的要求。例如批准、过账、反过账,等等。而在美国或西方企业来说,这方面要简单的多。由于流程上的差异,导致人们对凭证生成的数量、凭证的格式、凭证的登记信息等方面的要求都产生了很大的不同。过于复杂、灵活的凭证处理流程和一些特殊的、死板的要求,也给ERP的“一体化财务处理”带来了很大的困难。中国财务模块将不得不在这中间寻找平衡。

3、发票。发票的处理恐怕是有一个众人皆知的“中国特色”。由于使用了增值税,并采用极其严格的政府管控下的发票管理方式,发票的处理在所有的来自国外的ERP软件中都是一个不小的难题。由于我们国家的账目是以发票为基准,而发票又和企业的实际生产经营活动有一定的分离,导致各种复杂状况出现。中国财务模块将不得不解决这些新问题。

4、报表。我们国家的财务报表有严格的要求和规定。不同类型的企业,要提供何种类型、何种格式、何种内容的报表,都有严格的规定。而在国外,尤其中小企业,这一点相对比较宽松。中国财务模块将解决符合本地财务要求的财务报表问题。

以上仅仅是简要的列举了几个主要的差异。其实,具体差异还有很多。例如,账期、科目、凭证字、凭证类型、凭证的录入/审核/反审核/记账/反记账/结账/反结账、损益结转、日记账/明细账/总分类账、折旧与摊销。虽然我们不喜欢这种极度灵活的流程处理方式,例如审核还可以反审核,记账还可以反记账,结账也可以反结账…似乎一切都可以重来,就像吃饭还可以随便吐出来还给饭馆把钱要回来一样。不过,我们还是必须面对和处理这些问题。不过这还都不是头痛的,发票和业务流程之间的差异更让人抓狂:采购收货但没发票、销售发了或但没开票、没销售客户要求先开票、货没来供应商的发票已经到、发票和付款差几块钱、发票和系统业务单据的对应…等等,都是复杂的难题。

接下来,我们就开始逐一进行介绍。

系统设置

要使用中国财务,有很多地方需要进行设置。这里进行一一介绍。

1、启用

首先,在系统初始化之初,应当首先选择并启用中国财务模块插件。一个企业,一旦启用某一个地区的财务制度,以后不建议随意进行修改。当然现实世界中,我们都会选择中国财务,并且永远也不会有修改的需求。这一点相信大家都无问题。

2、账期

启用财务模块后,接下来要马上设置账期。在国外,一个企业的账期设置比较灵活,政府并没有严格的规定。很多企业会根据自己的业务特点,在某一个特殊的时间点和业务周期点定义会计年度和账期,例如9月1日为年度结点,可以设置20天一个账期,等等。但是,我们国家的准则要求企业会计年度采用公历制,即1月1日至12月31日为一个会计年度,每一个月为一个账期。当然,我们也可以设置13、14账期。这些,都可以在中国财务中实现。

3、会计科目

公司需要设置符合自己企业的完整的科目列表。当然这不是一个轻松任务。可以在初始化之初,从系统预定义的科目模板库中选取一个,或稍作调整,作为企业的科目。系统提供的模板库比较适合典型的中小制造企业。

会计科目设置好后,需要在系统中设置一些参数,告诉系统哪些科目是什么作用。例如:本年利润科目;固定资产折旧科目;汇兑损益科目;银行现金科目;估值应付科目;其他一些重要科目。

当然,如果在初始化时选择系统模板,系统会将相关科目直接设置好。如果做调整,则需要同时调整这些设置。

5、汇兑损益

对于优越的美国人来说,美元就是世界货币,自然系统里面基本上只需要一个USD就行了。而对于中国的很多企业,尤其有外销的企业来说,同时处理人民币和美金是必须的要求。

涉及到外币业务的流程主要有两个:一个是外币的收款和付款的即时损益分录,一个是期末对一些外币账户进行调汇。

对于第一点,系统支持在收款和付款时,直接输入当日汇率,可直接生成凭证和损益分录。对于第二点,首先需要在外币账户进行设置。在会计科目中,有“核算外币”和“期末调汇”两个选项。例如,如果公司有一个美金的银行账户会计科目,就可以把这两个选项勾上。

其次,在期末时候,可以通过一个报表统一查询,然后给出期末汇率,点击鼠标,就可以进行期末调汇,一般根据月进行。

6、凭证审核

按照国内的会计制度,凭证必须要进行审核。凭证的审核,有两种情况:一种收手工创建的凭证,一种是系统自动创建的凭证。

凭证审核,对于一般的财务软件来说是简单、理所当然的事情。不过,对于大多数国外的ERP软件来说,有一点点不同。如前文所述,国外的ERP一般都是集成式的业务流程,很多财务凭证会随着业务单据的流转而自动生成。这种凭证是客观业务的财务反映,而不是主导。例如销售单发货并关闭,此时系统就应当即时或尽快生成对应的凭证。而对于这种业务,财务人员不是主导,售价、成本等基本上都是客观或其他业务部门决定的,所以财务上的凭证审核,对于ERP系统来说意义不大。但是为了符合国内的财务制度,系统还是增加了审核的流程。

a、对于手工创建的凭证,由于和ERP中其他业务完全分离,所以和一般的财务软件一样,创建、批准就行了。和采购单、工单、销售单的批准机制一样,在系统中添加批准人等信息,然后具有权限的用户就可以对凭证进行批准。不过要注意一点,财务制度中规定,制单和批准不能是同一个人。

b、对于系统自动创建的凭证,一张一张人工去审核,意义不大,工作量却很大。所以,系统中可以提前设置一个“自动批准人”。凡是业务上自动生成的凭证,都会自动通过这个预设的批准人进行批准。这样就满足了国内财务的要求,且不增加系统的复杂性、不修改系统的原有ERP流程。

7、凭证字

凭证字是另外有一个比较有中国的东西。首先可以在系统中添加预设凭证字,如“记”、“转”等,并设置其名称和类别。设置好后,就可以在凭证中设置凭证字了。

8、系统凭证设置

对于系统自动生成的凭证,我们暂且称为“系统凭证”。为了让系统智能、快速、准确的自动生成我们所需要的凭证,我们需要提前在系统中进行充分的设置,好让系统知道在何种业务发生的时候,自动生成什么样的凭证。

在总账子模块中,我们可以添加和设置系统凭证类型,对不同业务点发生的凭证进行具体设置。包括审核人、凭证字、摘要,等等。例如:当采购单收料并生成应付账款时候,系统生成的凭证,审核人是谁?凭证字是什么?摘要是什么?等等,可以提前设置好,系统就可以自动生成凭证。

在这里,可以对以下业务点进行凭证设置:应收账款的系统凭证(包含AR和CM);应付账款的系统凭证(包含AP和DM);工单收料的系统凭证(包含工单收料和在产);不合格报告单报废的系统凭证;结转标准成本的系统凭证;固定资产折旧的系统凭证;结转损益的系统凭证;汇兑损益的系统凭证。

注意:对于提前设置的摘要,并非是固定不变的。在业务中,如果在业务点手工添加了摘要(例如收款、付款、挂账时可以手工设置摘要),系统会优先采用;否则,采用上面预设的摘要。

9、银行和现金科目

在系统中,我们可以指定某些科目是现金科目,还是银行科目,还是一般科目等等。这样,当有一些银行或现金业务发生时,系统可以从这里进行过滤筛选提供给操作者,快速进行操作。

10、三大报表及其模板

对于大多数企业来说,《资产负债表》、《利润表》、《应交税金表》、《现金流量表》等都是必须的。为了简化报表的制作,直接设置了3个报表的典型模板,可以直接使用。模板是一个类似报表定义的界面,包括每一行的项目名称、格式,以及对应的计算方法。计算方法主要通过公式完成。

有了这些报表,可以直接点击按钮,随时查看符合企业要求的报表,并进行打印操作。报表格式符合国家财政规定,可以直接用于政府报税以及审计等之需。

在中国财务模块中,提供了很多专门针对国内特殊业务流程而设置的功能,如下一一介绍。

1、货来了票没到怎么办——暂估入库

ERP是完整的一体化的集成化的业务系统,它需要准确、及时的反映企业的经营活动。例如,当企业收到从供应商采购发来的货并入库后,系统必须进行收货处理。收货,意味着货物的所属权已经发生了变化——从供应商转移到了我们企业自己。从而,我们的库存数量和资产会增加。但是,仅仅收货操作,从财务的角度上是无法体现出来“库存增加”这一重要变化的。要体现这一点,还必须立刻创建应付账款才行。不过在国内实践中,很可能无法做到这一点。例如,采购价格可能还未最终确认、供应商发票还没有来,等等。

解决这一问题的方法是,可以使用系统提供的暂估入库流程。当然,并不是一定要启用,企业根据自身特点决定是否启用这一功能。

首先在系统的公司设置中,启用暂估入库。然后,在系统中设置暂估入库对应的会计科目。之后,在采购收货后可以直接进入暂估入库流程。当发票来后,再进行冲抵,在转入正常的应付流程。

2、多次收发料一张发票怎么办——合并挂账

实践中,经常供应商会陆续多次发货,最终统一送来一张发票。或,多次陆续给客户发货,最后给客户开具一张发票。这些业务,都可以在系统中通过搜索、勾选、合并,集中一次处理,避免“金税”系统的发票和ERP系统的发票产生过多差异。

3、货未发出票要先开怎么办——开单留置

我们偶尔会碰到这样的情况:客户要买一个东西,但是我们还没有发货甚至生产,但是客户要求先把发票开了。怎么办呢?可以使用开单留置(Bill-and-Hold)这一流程。

首先要创建销售单,这是必须的。然后,可以直接通过销售单创建应收账款。此时,应收账款会自动置入“开单留置”标记。当发货后,可以点击“确认发票”按钮,将开单留置转换为正常的应收账款。

当然,如果客户要求开票,并且直接支付的货款,也可以通过预收款的手段来处理这类问题。

4、发票来了一部分怎么办——拆分收料单

如果供应商只来了一部分物品的发票,例如购买了100件物料A,但是只来了50件的发票。该如何处理?可以选中需要拆分的收料单中的项,点击“拆分”按钮进行拆分,然后将其中一部分进行挂账处理。

在其他类似的业务部分也有相似的情况,都可以通过拆分单据进行处理。

5、凭证处理流程

具体操作包括:录入凭证;凭证作废或取消作废;凭证审核、批量审核;取消凭证审核、批量反审核;凭证记账;凭证反记账;结转损益;月末结账、反结账。

通过这些流程可以看到,中国财务中对凭证的处理流程要求是相当的“灵活”:任何事情做了都有余地退回并重来。这可能也是一个“中国特色”吧!

中国财务模块中主要提供了一些针对国内企业所需要的报表,主要包括:日记账(支持套打);明细账(支持套打);总分类账(支持套打);资产负债表(支持模板);利润表(支持模板);应交税金表(支持模板);余额表;银行对账单。

6、期末调汇

可以在系统中设置一些账期的期末汇率,然后通过系统中的期末调汇界面进行自动调汇。

7、固定资产折旧

固定资产的管理是财务的重要任务。新版本提供了完整的支持。

首先可以在系统中添加资产的类型。然后在每一个固定资产中,可以设置资产的摊销科目。系统支持多科目的摊销。例如,科目A摊销40%,科目B摊销60%,等等。

然后,在系统中就可以方便的按照固定资产类型来汇总、出报表。或者,直接点击鼠标,进入固定资产折旧界面。系统会根据资产的价值、年限、折旧方法等等信息,自动生成折旧信息,并生成凭证。

8、工单凭证

工单代表着企业的生产制造活动,是将物资从原材料、在产、库存商品几个科目上来回折腾的一个过程。企业是否需要对此进行凭证和财务反映,可以自行决定。在系统中,可以做如下的控制:

工单是否生成凭证。如果不启用,则工单不会生成任何凭证。当然,统一用一个“库存商品”科目来代替原材料、在产、库存商品即可,整个流程非常简单。

是否允许生成空凭证。启用工单凭证后,如果发料的成本由于各种原因没有设置,可能造成原材料成本为0的情况,可能会生成一张零值的空凭证。这里可以设置是否允许生成这类凭证。

9、结转

结转是在期末对损益类的科目进行结转处理。可以通过相关界面完成。当然,如何结转、结转多少等,还是要靠人工干预来完成。

其他

除了中国财务模块,还提供了很多其他通用的财务功能,如下再一一介绍。

1、应收对账单与应付对账单

方便与客户、供应商等企业对账往来业务。

2、佣金核算和管理

通过销售单、销售代码等功能,来自动核算某一个个人、代理商、部门分销商等产生的销售业绩,并统计佣金。

3、在产报表

系统给出了详细的在产物资的成本报表。

4、小数位数设置

系统提供4-10位小数精度的任意设置。之前,系统默认是4位小数精度。在一些极端情况下(例如价格特别小,数量特别大),可能在税等方面会产生几分钱的差异。如果需要提高精度,可以在新版本中提高小数位数的长度。

小数位数精度的设置,会影响到物料和产品的单价、目录价、单据中间计算结果、税等等的计算精度。当然,对于需要业务操作的计算结果,例如总价、税总价等等,必然都是要取整到2位的。因为现实世界中的¥2323.34345454这个钱是不存在的,也是没法支付的。

5、汇率标价法

汇率有直接法和间接法,也就是1美金=6人民币呢,还是1人民币等于1/6美金呢?习惯和显示问题而已。

6、标准成本

提供了一个重要的存货计价法:标准成本法。之前,一般只提供平均成本法。

标准成本法是西方管理会计的重要组成部分。是指以预先制定的标准成本为基础,用标准成本与实际成本进行比较,核算和分析成本差异的一种产品成本计算方法,也是加强成本控制、评价经济业绩的一种成本控制制度。它的核心是按标准成本记录和反映产品成本的形成过程和结果,并借以实现对成本的控制。

标准成本法的主要内容包括:标准成本的制定、成本差异的计算和分析、成本差异的帐务处理。其中标准成本的制定是采用标准成本法的前提和关键,据此可以达到成本事前控制的目的;成本差异计算和分析是标准成本法的重点,借此可以促成成本控制目标的实现,并据以进行经济业绩考评。

标准成本法有很多好处。由于它的价格是计划的,在一定周期内不必随着实际成本的变化而变化,所以对于任何商品的成本核算都变得非常快速和容易,企业可以更快的核算成本和利润,并管账。这对于一些大型的上市公司等非常重要。当然,这也需要企业能够非常有效、精确的控制好标准成本的定价,否则,过大的差异将导致成本核算产生严重的误差,误导企业决策。

可以启用标准成本。从会计准则的要求而言,一旦启用,就不能更改。

7、预算

预算是企业的重要财务管理任务之一,准确的全面预算管理是现代企业管理的一个重要内容。预算管理,包括营业预算和现金流预算。

a. 营业预算:营业预算是根据企业的各个部门、会计科目、账期进行全面的预算和统计,作为企业的全年经营的重要指导方针。

b. 现金流预算:现金流量预算是指在一个给定的账期内,按时间顺序发生的对收入和开支的总的预测。这些信息可以从营业预算以及销售、采购、交货和回款周期等等数据的基础上,计算获得。



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该文章在 2024/6/21 8:53:34 编辑过
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