导读

办公费用的账务处理：

总体原则：一般情况下，办公用品不入“低值易耗品”，直接在采购当月计入办公费。但企业集中采购办公用品量大且用于未来的库存大于当期时，需要考虑先入库。（入低值易耗品）再在领用时计入“办公费”。

特殊的办公费：冷气费、暖气费、水电费、未达到固定资产标准的桌椅置办费、室内绿植、工艺品再每月专门明细科目核算时，也是计入办公费。

高价值的一般不入办公费：贵金属、名贵植物、超过固定资产标准的桌椅，不再计入办公费，而是归入金融资产、消耗性生物资产、固定资产。

一、办公用打印纸、笔、本、文件筐

1、会计分录

①、无需入库的办公用品

借：管理费用—办公费用（管理部门使用）

       销售费用—办公费用（销售部门）

       制造费用—低值易耗品（生产部门）

贷：银行存款/库存现金

②、集中采购需要先入库后领用的

采购时

借：周转材料—低值易耗品

贷：银行存款/库存现金

月底根据行政部门的领用单入账

借：管理费用/销售费用/低值易耗品

贷：周转材料—低值易耗品

③、含有公司logo的笔、本、杯子的采购

借：周转材料—低值易耗品

贷：银行存款

④、含有公司logo的笔、本用于办公

借：管理费用等—办公费

贷：周转材料—低值易耗品

⑤、赠送含有公司logo的笔、本、杯等低值纪念品

借：销售费用—宣传费

贷：周转材料——低值易耗品

ps：赠送客户含企业logo你的纪念品，必须为低价值。所谓低价值，一般以单价低于200元为限。高价值纪念品应当考虑是否为业务招待费，并需要代客户缴纳偶然所得税。

2、办公用品对增值税的影响

   只要取得专用发票，采购的办公用品进项税是可以抵扣的。其在采购专用发票获得时即可抵扣，按道理因管理不善引起的办公用品损坏是需要转出对应的进项税。但实务中，办公用品的消耗全部为自制凭证，无法监督。所以办公用品一般不会转出进项税。

3、采购办公用品对印花税的影响

   直接线下采购的办公用品，一般不用缴纳印花税。但通过网络购买的办公用品，由于有电子订单存在（电子订单属于印花税征税范围），需要缴纳印花税。实务中，由于办公用品的总额小，单次对印花税也就是几毛几分，所以即使不缴纳印花税，税务机关也不会追究。

二、硒鼓、墨盒、鼠标、键盘、数据线等电子产品耗材的账务处理

1、会计分录

    对办公耗材集中采购的企业，需要先把采购的耗材计入“周转材料”，待领用时，再计入办公费用。分录如下：

①、采购办公耗材

借：周转材料—低值易耗品

       应交税费—应交增值税-进项税额

贷：银行存款/库存现金

②、月底根据领用单

借：管理费用/销售费用—办公费

贷：周转材料—低值易耗品

其他情况：当采购的材料直接用于办公，或企业属于中小企业，不存在集中采购分发的概念，则分录可以简化为

借：管理费用/销售费用—办公费

       应交税费—应交增值税-进项税额

贷：银行存款/库存现金

2、对增值税与印花税的影响

   与其他办公用品一样，进项税可抵扣。采购有保修卡、质保卡的无论采购渠道是什么都需要缴纳印花税。

三、办公室装饰、工艺品、低于固定资产的办公桌椅

1、会计上的处理

①、采购时直接计入办公费

   企业购买的工艺品、一次性低值装修（装修费对企业当期利润影响较小，无需分摊）、不足固定资产标准的办公桌椅，在购买时计入“办公费用”。分录如下：

借：管理费用/销售费用—办公费

        应交税费-应交增值税-进项税额

贷：银行存款

②、变卖时应当冲当期办公费

    企业购买的工艺品、办公桌椅、装修物变卖时应当冲减变卖当期的"办公费"。分录如下

借：银行存款

贷：管理费用/销售费用-办公费

PS：跨年变卖也是冲当期的办公费，因变卖所收益一般对损益没有重大影响，不需要追溯以前年度。

2、税务上

   尽管变卖办公桌椅普通上存在不开发票的行为。但按照税法规定，处理办公桌椅应当缴纳销项税，在纳税申报时应当申报无票收入。

特殊情况：具有收藏价值、价格昂贵的工艺品、桌椅、字画。由于其可变现，购入目的有保值、投资的性质。所以其增值税不能抵扣进项税，企业所得税也不得税前扣除。

四、快递费

   企业的快递费用应当区分是办公用快递，还是销售用快递。如电商行业，快递的主要作用是将本企业产品，邮寄给客户，这种快递费属于销售费用。而除去将公司产品邮寄给客户的快递，都属于管理费用。不单独设置快递费明细科目的企业，快递费入办公费用科目。分录如下

借：管理费—办公费

贷：银行存款

邮寄产品给客户的快递费

借：销售费用

贷：银行存款

五、暖气费、冷气费

1、会计分录

未设置暖气费、冷气费明细科目的企业，冷气费、暖气费也计入“办公费用”科目。（生产车间的冷暖气费除外）

①、缴纳冷气、暖气费时

借：预交账款

       应交税费-应交增值税-进项税额

贷：银行存款

②、每月摊销暖、冷气费

借：管理费用—办公费

        销售费用—办公费

      制造费用—间接成本

贷：预付账款

③、如企业中途退费

借：银行存款（退款）

       营业外支出-违约金（对方扣款）

贷：预付账款

        应交税费-应交增值税-进项税额转出（转出未使用部分对应的增值税）

2、中途退款中暖气费、冷气费增值税问题。

    中途退款时，未使用的部分的增值税是需要转出的。一般转出凭证为对方开具的红字发票。但在实务过程中，很多企业由于已经扣了违约金，所以不向退租企业开具红字发票。这时按税法规定，改部分增值税依然需要转出，实务中会计可根据实际情况做转出处理。